In de directiekamer spelen goede relaties een essentiële rol. De kwaliteit van de relaties is immers mede bepalend voor de effectiviteit van de directie. Wanneer u zich als directeur of toezichthouder bewust bent van het belang van goede relaties wordt de directiekamer een schatkamer waar relaties [...]]]> In de directiekamer spelen goede relaties een essentiële rol

In de directiekamer spelen goede relaties een essentiële rol. De kwaliteit van de relaties is immers mede bepalend voor de effectiviteit van de directie. Wanneer u zich als directeur of toezichthouder bewust bent van het belang van goede relaties wordt de directiekamer een schatkamer waar relaties kunnen schitteren. In een drieluik komen achtereenvolgens aan bod hoe u goede relaties opbouwt, hoe u deze goed onderhoudt en goed samenwerkt en wat relaties waard zijn in bijzondere situaties.

De metafoor van een diamant

In mijn praktijk als Executive coach zie ik managers vaak worstelen met “suboptimale” relaties. Regelmatig blijkt de oorzaak te zijn dat zij in het verleden onvoldoende aandacht hebben besteed aan het opbouwen en onderhouden van hun relaties.

Het mooie van een relatie is de rijkdom van de veelzijdigheid die ontstaat, wanneer alle betrokkenen zoeken naar wat hen verbindt. Die veelzijdigheid kan vergeleken worden met de facetten van een diamant.

Het is mijn ervaring dat vijf facetten daarbij een centrale rol spelen: waarden, ambities, gelijkwaardigheid, gedrag en intuïtie. Deze facetten staan afgebeeld als vijf gekleurde bollen in het model dat ik hiervoor gebruik.

Als u nieuwe relaties opbouwt met collega’s gaat u die eigenlijk samen ontwerpen. Vanuit het perspectief van ontwerpen kijken we nu vooral naar de rode en groene bollen.

Waarden (rode bol)

De waarden die voor u belangrijk en vanzelf-sprekend zijn, zijn dat waarschijnlijk niet voor uw collega’s. Vertrouwen, eerlijkheid, integriteit, loyaliteit zijn belangrijke waarden.

Maar laten we eens nadenken over bijvoorbeeld vertrouwen. Wat is dat nu precies? Misschien is het voor u: op elkaar kunnen rekenen, doen wat je zegt, afspraken nakomen, de waarheid spreken.

U ziet dat in één woord al een ketting aan nieuwe waarden zitten. De kans dat een ander diezelfde ketting hanteert is natuurlijk niet zo groot. Het is dan toch niet vreemd dat we elkaar met de beste bedoelingen verkeerd kunnen begrijpen.

Bij waarden horen normen. Hier geldt hetzelfde. Vertrouwen is een belangrijke waarde maar in welke mate en wanneer moeten we een ander vertrouwen? Moet u als toezichthouder een bestuurder altijd op zijn of haar woord vertrouwen? Nee, zeker niet!

U zult dus in het ontwerp van uw relatie met elkaar diepgaand van gedachten moeten wisselen over de waarden en normen die u samen belangrijk vindt. Die u verbinden.

In de Boardroom is dit bovendien extra belangrijk omdat de door u gehanteerde waarden en normen bepalend zijn voor de cultuur van de rest van de organisatie. U bent het voorbeeld!

Ambities (groene bol)

Een ander interessant facet is ambities. Ambities zijn belangrijke drijfveren van ons handelen. Zij hebben er voor gezorgd dat u bestuurder of toezichthouder wilde worden.

Ambitie geeft focus. Maar, zoals bekend, ambitie en focus kunnen ook zorgen voor een tunnelvisie. Anders gezegd, onze ambities kleuren de waarneming van onze realiteit.

Stelt u zich een kennismakingsgesprek voor met een nieuwe directeur. Vraagt u zich eens af welk vooroordeel u heeft over zijn of haar drijfveren; bijv. om veel geld te verdienen of juist om een maatschappelijke bijdrage te leveren. Hoort u nog goed wat uw gesprekspartner zegt of heeft u direct uw plaatje rond?

De kunst van het ontwerpen van uw relatie ligt in het open blijven luisteren en het uitstellen van uw oordeel totdat u genoeg informatie heeft om dit oordeel te vellen.

Waardoor komt het dat een troep ganzen in een mooie V-vorm vliegt, de een meeliftend in de slipstream van de ander? Een kwestie van balans en communiceren. Wat kunnen wij van ze leren als we kijken naar de effectiviteit van hun gedrag?

Wat opvalt is dat zij hun “ambities” op elkaar afstemmen. Dat betekent dat u in de ontwerpfase van uw relatie uw ambities met uw collega’s moet bespreken. Daar waar u gezamenlijke drijfveren heeft zullen ambities elkaar versterken. Dat zal de samenwerking in uw team enorm bevorderen. Het zal iedereen energie opleveren in plaats van dat het energie kost. U vliegt in V-formatie.

De overige bollen

Eigenlijk verdienen alle facetten uw aandacht in de ontwerpfase. In een volgend artikel komen deze nog meer tot hun recht in het onderhouden van uw relatie.

Wat wilt u ervaren in uw relaties binnen de boardroom? Een zakelijke afstand of zakelijke vriendschap? Wilt u wederzijds respect, verdieping, nieuwe inzichten, goede discussie, inspiratie, plezier of nog veel meer?

Dat betekent dat u zult moeten investeren in uw onderlinge relaties. Neem de tijd en ga met een professional een dag op de hei om zeker te weten dat u alle facetten van de diamant gaat zien.

Twee tips voor schittering:

• Wees open en nieuwsgierig naar elkaar
• Neem de tijd om de relatie te ontwerpen

Verstoppertje spelen is een van de eerste spelletjes die mensen leren. Van kinds af aan leren mensen hoe ze zichzelf kunnen verstoppen. Bedrijfscommunicatie is niet anders: bedrijven verbergen zich vaak achter mooie bedrijfsbrochures en snelle verkooppraatjes om te camoufleren wat misgaat en benadrukken wat hen onderscheidt van andere. Maar [...]]]> Wie niet weg is wordt gezien

Verstoppertje spelen is een van de eerste spelletjes die mensen leren. Van kinds af aan leren mensen hoe ze zichzelf kunnen verstoppen. Bedrijfscommunicatie is niet anders: bedrijven verbergen zich vaak achter mooie bedrijfsbrochures en snelle verkooppraatjes om te camoufleren wat misgaat en benadrukken wat hen onderscheidt van andere. Maar is dat wel zo’n functionele manier van communiceren in een samenleving met internet?

Internet draagt bij aan een grote mate van transparantie in de samenleving en dus ook in het bedrijfsleven. De hedendaagse techniek stelt medewerkers in staat om op een of andere manier te communiceren met de buitenwereld. Gewild of ongewild. Het is bijna gevaarlijk. Internet biedt zoveel mogelijkheden om informatie te verspreiden dat verstoppen achter gelikte bedrijfscommunicatie geen zin meer heeft. Wat mis is in een bedrijf komt toch wel naar buiten.

Maar stel je voor dat de medewerkers zich inzetten om positief te communiceren en hier alert op zijn?

Vroeger was de bedrijfscommunicatie, door de eenzijdigheid van de media mogelijkheden, vrij goed te beheersen door het management. Daardoor bleven problemen in het bedrijf buiten zicht of door gerichte actie weg te poetsen. Maar met ontwikkelingen als crossmedia en daarbij social media is de communicatie van de medewerkers niet meer te controleren. Shareholders zien het bedrijf meer en meer zoals het is. De buitenwereld kan steeds beter volgen wat er binnen de bedrijfsmuren zich afspeelt door deze ontwikkelingen. En is dat eigenlijk niet wat bedrijven nodig hebben in deze tijd?

Als bedrijf wil je authenticiteit en transparantie uitstralen. Juist daar kan crossmediale communicatie, door de veelzijdige en interactieve mogelijkheden, aan bijdragen. Voorwaarden om de kracht van transparantie voor het bedrijf te laten werken is dat het bedrijf wel ‘echt’ is. Authentiek. Transparant naar de buitenwereld over het bedrijf en haar functioneren. Dat bereiken begint bij de leiders en ik pleit daarbij voor een open bedrijfscultuur.

De cultuur van een bedrijf, is in mijn beleving dat waarin we leven. Het zijn de onuitgesproken en uitgesproken regels, afspraken, gewoonten en zeden die binnen een bedrijf leven. De leider is de cultuurdrager. En dat is een grote verantwoordelijkheid. Openheid geldt naar twee kanten, dus ook voor het management. In een open cultuur zijn de medewerkers van het bedrijf op de hoogte van wat zich binnen het bedrijf afspeelt. Juist die openheid geeft de mogelijkheid om snel te weten wat er gebeurt en dus ook snel te kunnen reageren.

Om goed over cultuur in een bedrijf te kunnen praten, stel ik altijd de vraag: ‘waar blijkt het uit’? Bijvoorbeeld bij een open cultuur: waaruit blijkt die openheid? Dat kan zijn dat alle medewerkers hun ideeën kunnen opschrijven op een ideeën muur. Of dat medewerkers altijd met vragen terecht kunnen bij het management, conflicten direct uitspreken en open staan voor feedback. Mogen medewerkers ook hun begrip én onbegrip voor de manier van communiceren met de buitenwereld van het bedrijf uitten?

In een open cultuur is er dus veel aandacht voor wat er leeft en wat mensen beweegt om hun werk te doen. De ‘echte’ leider is de inspirator van die aandacht met de intentie dat het goed gaat met de mensen en daardoor met het bedrijf. Nu zijn de kernwaarden geen loze kreten, maar vormen deze de kaders van denken en werken.

Om transparant te kunnen zijn, moet de organisatie ‘echt’ zijn. En met ‘echt’ bedoel ik dat een bedrijf zichzelf is. Medewerkers hoeven niet na te denken over wat ze zeggen en wat ze doen.

Ze kunnen gewoon zichzelf zijn in hun werk. De waarden en normen van de organisatie zijn duidelijk en sluiten aan bij hun eigen waarden. Iedereen weet wat goed en niet goed is voor het bedrijf en heeft respect voor elkaar. Dat kan alleen bereikt worden als de mensen in het bedrijf de missie, de visie en de strategie en de activiteiten van de organisatie voelen, begrijpen, kennen en uitdragen.

De ziel van het bedrijf wordt uitgedrukt in de missie, de zingeving van het bedrijf. De visie geeft richting aan beslissingen en handelen. Het is de ambitie van het bedrijf. Samen met de kernwaarden, wat de belangrijkste en leidende waarden van het bedrijf zijn, is de visie het kader waarin de mensen in het bedrijf zich thuis moeten kunnen voelen.

De strategie geeft weer hoe dat is te bereiken, hoe dat aangepakt gaat worden en welke doelstellingen er zijn. Welke stuurfactoren ingezet worden en welke kritische succesfactoren de processen kenmerken. En hoe de performance gemeten wordt.

In een organisatie die de echtheid uitstraalt naar de buitenwereld, geloven de werknemers in de missie, visie, kernwaarden en strategie van het bedrijf, en ondersteunen ze deze dus ook.

De mensen moeten de strategie, die de vertaalslag naar het dagelijkse denken en werken, mede invulling geven. Dus waarom ook niet mede vormgeven en uitwerken? Juist daar ligt een uitdaging en een voorwaarde voor het management. Hoe transparant kunnen zij zijn en vertrouwen op hun mensen? Hoe kunnen zij hun kwaliteiten inzetten op die manier samen het bedrijf vormen. Wanneer de inzet van de communicatie dan crossmedial is, wordt deze gedragen door de medewerkers.

Wat nou als de medewerkers zo betrokken zijn en zich inzetten om positief te communiceren en negatieve berichten te ontzenuwen en weerleggen? Dat kan het resultaat zijn van ‘echt’ zijn van het bedrijf en dus het ‘echt’ zijn van de leiders van het bedrijf. Leiders die hun bedrijf op onweerstaanbaar eigen wijze hun mensen leiden en zichzelf zijn in hun rol. Wat is dan het risico van transparantie?

Dit is natuurlijk maar een van de aspecten die meespelen in het evenwicht van het bedrijf. Het is niet eenvoudig om onderlinge openheid te creëren. Denk aan de verschillen in generaties en het beeld wat zij hebben op het bedrijf en op de maatschappij in zijn algemeen. Leiders binnen bedrijven moeten alle medewerkers zien te verbinden en ervoor zorgen dat zij elkaars wereldbeelden respecteren. Dan kan de onderlinge dynamiek ombuigen tot een groot potentieel, zodat het bijdraagt aan het bedrijf en het niet tegenwerkt. Met dit bewustzijn is transparantie eerder een kans dan een bedreiging. Dan wordt er positieve informatie geventileerd aan de buitenwereld en zijn de technieken een positieve mond op mondreclame.

Crossmediale communicatie, en social media, zijn een kans voor het bedrijf om succesvolle marketing te realiseren. Echter het vraagt om een heel duidelijke keuze. De techniek is bijna grenzeloos en bijzonder aantrekkelijk, maar moet een gevolg zijn van de strategie. En de strategie is de uitwerking van een aantal wezenlijke keuzes, die beginnen met de missie en visie. En die gaan iedereen in het bedrijf aan.

Sta even stil bij uw eigen bedrijf. Neem de tijd om te analyseren wat zich afspeelt. Hoe groot de druk ook is; Slow down, and act fast!  Speel geen verstoppertje, maar laat het bedrijf in al haar echtheid zien. Verschuilen achter mooie blaadjes en praatjes hoeft dan niet meer. Crossmediale  bedrijfscommunicatie kan dan een prachtige verbinding zijn tussen de binnenwereld en de buitenwereld.

Geplaatst in Prikkel, het magazine van Leonard Oosterhout (www.leonard.nl)